La confidentialité des comptes est possible sous 450 000 €, 900 000 € et 10 salariés

Une micro-entreprise peut demander la confidentialité de l’ensemble de ses comptes annuels si elle ne dépasse pas au moins deux des trois seuils suivants : 450 000 € de total de bilan, 900 000 € de chiffre d’affaires net et 10 salariés. Cette option protège le bilan, le compte de résultat et l’annexe contre la consultation des tiers, mais elle ne dispense jamais du dépôt annuel des comptes.

Les trois seuils à vérifier pour demander la confidentialité

La micro-entreprise visée ici correspond à une catégorie comptable définie par le Code de commerce. Elle ne doit pas être confondue avec le régime fiscal et social de la micro-entreprise, souvent appelé auto-entrepreneur. Pour vérifier la confidentialité des comptes, il faut examiner les données du dernier exercice comptable clos.

Ces plafonds sont prévus par l’article L123-16-1 du Code de commerce. L’entreprise n’a pas à respecter les trois limites simultanément. Elle doit rester sous les seuils pour au moins deux critères sur trois. Cette règle permet, par exemple, à une société de dépasser le seuil de chiffre d’affaires tout en restant éligible grâce à son total de bilan et à son effectif.

Appliquer la règle des deux critères sur trois

Une société dont le total de bilan atteint 400 000 €, le chiffre d’affaires 1 050 000 € et l’effectif moyen 7 salariés respecte deux seuils sur trois : le bilan et l’effectif. Sous réserve des exclusions légales, elle peut donc demander la confidentialité de ses comptes.

À l’inverse, une entreprise affichant 500 000 € de bilan, 1 100 000 € de chiffre d’affaires et 8 salariés ne reste sous qu’un seul seuil, celui de l’effectif. Elle ne relève donc plus de cette catégorie comptable pour ce dispositif.

Avant de remplir la déclaration, reprenez les chiffres figurant dans les comptes finalisés. Une estimation commerciale ou un nombre de salariés relevé à une date isolée peut conduire à une mauvaise qualification. Les seuils s’apprécient sur la base de l’exercice clos, et non à partir d’un instantané pris au milieu de l’année.

Ce que la confidentialité protège réellement

Pour une micro-entreprise éligible, la confidentialité porte sur l’ensemble des comptes annuels déposés : bilan, compte de résultat et annexe, lorsque cette dernière est requise. Les concurrents, fournisseurs, clients ou prospects ne peuvent alors pas obtenir ces documents auprès du greffe dans le cadre d’une consultation ordinaire.

L’objectif est de limiter la diffusion d’informations sensibles sur la rentabilité, l’endettement, les marges ou la trésorerie. La demande permet ainsi de réduire l’accès des tiers aux données financières publiées, sans supprimer l’obligation de transmettre les comptes aux organismes compétents.

La confidentialité ne signifie donc ni absence de dépôt ni disparition des obligations comptables. Les comptes sont bien transmis au greffe du tribunal de commerce et la publicité légale du dépôt subsiste. Les documents existent dans le circuit légal, mais leur contenu n’est pas ouvert à la consultation ordinaire par les tiers.

Certaines autorités et administrations conservent toutefois un accès aux informations dans le cadre de leurs missions. C’est également le cas de la Banque de France et des autorités judiciaires, selon les règles applicables. La confidentialité protège donc la situation financière de l’entreprise vis-à-vis du marché, mais elle ne la soustrait ni aux contrôles ni à ses obligations déclaratives.

Les situations qui empêchent la demande

Le franchissement des seuils n’est pas le seul motif de refus. La confidentialité complète est exclue pour certaines structures ou activités, notamment celles mentionnées à l’article L123-16-2 du Code de commerce.

Les établissements de crédit, les entreprises d’assurance et de réassurance, ainsi que certaines entités relevant du secteur financier ou faisant appel public à l’épargne ne peuvent pas utiliser ce dispositif comme une micro-entreprise ordinaire. La nature de l’activité doit donc être vérifiée avant toute déclaration.

L’appartenance à un groupe doit être contrôlée

Une société appartenant à un groupe au sens de l’article L233-16 du Code de commerce ne peut pas se prévaloir de la confidentialité réservée aux micro-entreprises. Cette vérification ne dépend pas uniquement de la taille de la filiale.

Il faut aussi examiner les liens de contrôle avec une société mère, l’existence de filiales et l’obligation éventuelle d’établir des comptes consolidés. Une petite structure détenue par un groupe important n’est donc pas automatiquement éligible, même si elle respecte les seuils de bilan, de chiffre d’affaires et d’effectif.

Ne pas signer une déclaration par automatisme

La déclaration engage le représentant légal qui la signe. Une erreur sur les seuils, l’activité ou l’appartenance à un groupe peut compromettre la demande. Une fausse déclaration est susceptible d’entraîner des conséquences sérieuses, notamment au regard du faux et de l’usage de faux.

En cas de montage capitalistique, d’activité réglementée ou de franchissement récent des seuils, une vérification comptable et juridique est préférable avant le dépôt. Elle permet de confirmer la catégorie de l’entreprise et le formulaire adapté à sa situation.

Déposer la déclaration avec les comptes annuels

La demande de confidentialité doit accompagner le dépôt des comptes annuels. Elle ne constitue pas une formalité à envoyer après coup. Attendre que les comptes soient déjà déposés peut empêcher la demande de produire l’effet attendu.

Le dépôt peut être effectué auprès du greffe du tribunal de commerce compétent ou selon les modalités dématérialisées proposées via le Guichet Unique. La déclaration doit être remplie avec les informations correspondant aux comptes déposés, puis signée par le représentant légal.

1. Vérifiez les trois critères sur le dernier exercice clos et confirmez que deux seuils au moins ne sont pas dépassés.
2. Contrôlez l’absence d’exclusion liée à l’activité de la société ou à son appartenance à un groupe.
3. Préparez les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe lorsqu’elle est requise.
4. Complétez la déclaration de confidentialité adaptée aux micro-entreprises.
5. Faites signer la déclaration par le représentant légal, puis déposez-la simultanément avec les comptes.

Conservez une copie de la déclaration signée et du justificatif de dépôt. Cette précaution facilite les échanges ultérieurs avec le greffe, un expert-comptable ou un partenaire qui s’interroge sur l’absence de comptes consultables.

La demande doit être renouvelée à chaque dépôt annuel. L’éligibilité s’apprécie exercice par exercice : le respect des seuils pour une année ne garantit pas automatiquement le bénéfice de la confidentialité l’année suivante.

Ne pas confondre micro, petite et moyenne entreprise

Le niveau de protection varie selon la catégorie de l’entreprise. Une petite entreprise ne bénéficie pas de la même confidentialité qu’une micro-entreprise, tandis qu’une moyenne entreprise relève d’un mécanisme de présentation simplifiée plutôt que d’un secret complet.

La micro-entreprise peut donc demander la confidentialité de ses comptes annuels complets lorsqu’elle respecte la règle des deux critères sur trois et qu’aucune exclusion ne s’applique. La petite entreprise bénéficie d’une protection plus limitée, centrée sur le compte de résultat. La moyenne entreprise relève, dans certaines conditions, d’une publication simplifiée.

Dans chaque cas, les critères doivent être appréciés avec rigueur. La confidentialité n’est pas une préférence de communication : c’est une option légale liée à la catégorie de l’entreprise, à des comptes déposés régulièrement et à une déclaration exacte.